Utöver Ment driver jag också företaget Invise i vilket vi har uppmärksammats för våra fria arbetstider. Själva konceptet, som inte alls är ett koncept utan vardag för oss i både Invise och Ment, med att jobba när man vill är ju rätt självförklarande. Men efter att ha jobbat med fria arbetstider i mer än fyra år nu har lärt oss en hel del. Jag tror på fria arbetstider mer än någonsin och eftersom vi fortfarande får så mycket frågor kring detta kommer här en del råd till dig som företag!
OBS: om du är ny på ämnet rekommenderar jag att du också läser mitt första blogginlägg om fria arbetstider här.
Vi kan inte ha fria arbetstider för vi har “öppettider”
Den här frågan är rätt självklar och kommer vara det första som dyker upp i många bolag. För Invise är det enkelt, vi har inga “öppettider” eller liknande som vi måste förhålla oss till. Självklart förstår jag den begränsande faktorn om man har tider att förhålla sig till för sin kund. Men det jag ofta frågar är: “gäller det alla i företaget”?
Jag är nämligen inte för att man som organisation ska begränsa alla bara för att det inte passar några. Vi har en liknande dialog pågående just nu, vi tillåter nämligen mer och mer arbete hemifrån och även att man ska få jobba från annan ort under perioder, exempelvis från utlandet. Hos oss är en sån sak lättare för exempelvis en copywriter än en account manager. Gör detta att vi stänger möjligheten för alla, bara för att vara rättvisa. Nej! Vi tittar istället på vilka möjligheter som finns i varje arbetsroll och hur vi kan anpassa fördelarna därefter.
Jag är säker på att de personer i ett företag som måste anpassa sig efter öppettider förstår det, likväl som de förstår att andra i samma företag kan ha fria arbetstider helt enkelt för att det går i deras arbetsroller. Det viktiga är en öppen och ärlig dialog internt för att väcka förståelse och respekt sinsemellan. Kollegor vill sällan varandra illa, tvärtom!
Signalvärden från dig som ledare och chef
Nästa steg är att fundera på hur du och ni fungerar som ledare och chefer. Är du en chef som hållit arbetsförmåga i form av timmar som en extra viktig egenskap så kanske du behöver tänka om. Jag pratar såklart inte om att fria arbetstider gör det okey att bli sen till en avtalad tid. Det jag menar är att att idéal som att först på plats eller sist att lämna har inget värde i en organisation med fria arbetstider. Detta får heller aldrig uppmuntras för då blir signalvärdet med fria arbetstider direkt skadligt!
Även förmågan att ha koll på var dina medarbetare är kommer du behöva släppa. Det går inte och det ska inte vara din uppgift att ha koll på exakt var eller när någon gör något. Istället är det din uppgift som chef att se till att var och en utför sitt arbete på bästa sätt samtidigt som de trivs och utvecklas! Ett litet och enkelt signalvärde är när en kollega säger till mig som chef “jag tänkte gå extra tidigt idag för att…”. Vid sådana tillfällen får du som chef ett gyllene tillfälle att träna på hur det är med fria arbetstider och samtidigt skicka rätt signal. För det enda svar du behöver ge är “det spelar ingen roll när du går eller varför, vi har ju fria arbetstider och du behöver aldrig rapportera för när du jobbar”. Frågar du mig så är det lika härligt varje gång jag får bekräfta det förtroendet, att man inte behöver rapportera när något avviker från det normala!
En sista sak som jag tycker är viktigt från dig som ledare och chef är förväntningar. Ska ni införa fria arbetstider så prata om vad dina förväntningar är. För våran del har det hela tiden varit att alla ska göra ett lika bra eller bättre jobb som tidigare på samma antal timmar men utan att behöva förhålla sig till just tider. Är du morgonmänniska, jobba morgon osv!
Kulturen
När vi införde fria arbetstider på Invise så var det rätt enkelt. Vi var ett relativt litet företag med ganska kort historik. Sitter du i ett stort företag med 1000-tals anställda så förstår jag att det finns mer att ha i åtanke. Men jag vill ändå poängtera att jag tror att stora bolag har allt att vinna på fria arbetstider.
Så här kommer mina tankar vad ni bör värna om i kulturen om ni byter till fria tider. Till att börja med så måste det rent praktiska fungera. Att alla förstår att finnas tillgängliga för möten under mer eller mindre normala “kontorstider”. Sunt förnuft brukar lösa den frågan! Ni kan inte heller ha för många stående möten, för att exempelvis ha ett måndagsmöte kl 8.00 varje måndag kommer förstöra en del av friheten. Vi har valt att lägga vårt enda fasta veckomöte på måndagar kl 11.00. Vi har kommit fram till att det passar oss bra!
En annan sak kan vara att ni ur ett HR perspektiv ser till att ni har eller förstärker vissa saker som knyter samman organisationen. Det kan vara allt från gemensamma (men frivilliga) luncher, after works osv. Se gärna till att dessa är med lite spridning och variation i tider för att täcka flera behov. För med fria arbetstider är det inte säkert att alla är “inne på kontoret samtidigt”, därför är det bra att sammanstråla kring andra situationer.
Som framgår i mitt andra blogginlägg om fria arbetstider så förespråkar vi också att var och en har en någorlunda normal och återkommande rutin. Det brukar fungera bäst så. Dessutom tycker jag verkligen att det är bra att uppmuntra var och en att ha egen koll på sin arbetsmängd, det är skönt att veta att man jobbar enligt vad som avtalats, alltså varken för mycket eller för lite. Det behöver inte vara en exakt vetenskap, men på det hela taget bör det landa kring det ni avtalat (ex 40h/vecka). Jag tycker inte detta ska rapporteras utan bara finnas som en riktlinje för var och en.
Med detta sagt tror jag också att införa fria arbetstider kan vara en långsam acklimatisering. Skulle jag göra det i ett företag med många anställda skulle jag förklara syfte, förväntningar osv och betona att övergången bör gå långsamt. Att var och en fortsätter jobba ungefär enligt de tider man är van med för att stegvis hitta vad som passar bäst för en själv.
40 timmars arbetsvecka
Jag vet att bra jobb är så mycket mer värdefullt än antal timmar. I slutändan tycker jag såklart att det är kvaliteten på nedlagd tid som spelar roll.
Samtidigt försöker jag ha en realistisk verklighetssyn på just detta. Det är otroligt mycket svårare att sätta ett exakt mätvärde på bra jobb för alla, alltid. Vi är snart 25 anställda fördelade över 10+ arbetsroller. Så för vår del fungerar inte koncept som ROWE (Results Only Work Environment), helt enkelt för att jag kan inte på regelbunden basis avgöra exakt vad var och en ska göra för att ha nått sitt “resultat” och därmed vara klar med sitt arbete.
Vi väljer istället att långsiktigt göra sådant som får oss att må och prestera bättre. Ger det genomslag i nöjdare kunder och bättre resultat för bolaget kan detta återspeglas i andra förmåner som mer semester eller annan frihet.
Med det sagt har vi alltså valt att behålla 40-timmarsveckan som standard. Det som är skillnaden är alltså när man väljer att utföra dessa timmar och att man inte behöver rapportera när man jobbar.
Hoppas du har nytta av detta inlägg!
Tveka inte att höra av dig om du undrar något till f@invise.se
Mer läsning
Mitt första inlägg om fria arbetstider som uppmärksammats av bland annat Sveriges Radio, Expressen, DN, Veckans Affärer, Amelia, Unionen, Telia med flera. Läs den här!
Du kan också läsa om vår syn på att jobba hemifrån/från annan ort här
Är du företag och vill testa hur det är att rekrytera med Ment som verktyg? Läs mer om hur det fungerar här
